21 de março, 2024

Podemos dizer, com toda a certeza, que um software de gestão documental oferece uma organização eficiente para as empresas, facilitando o gerenciamento e o acesso a documentos de forma rápida e precisa.

Acima de tudo, com recursos avançados, esse tipo de software é essencial para melhorar a produtividade e a eficiência operacional.

Um software de gestão de documentos oferece uma solução eficiente e segura para a organização e o gerenciamento de documentos em empresas de todos os tamanhos, contribuindo para uma operação mais eficiente e produtiva.

O que é um software de gestão documental?

Um software de gestão documental é uma ferramenta utilizada para organizar, armazenar, gerenciar e compartilhar documentos da empresa de forma digital. Dessa maneira, vejamos suas características principais.

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Simplifique a gestão de documentos, acesse arquivos importantes em segundos e colabore de maneira eficiente com sua equipe de qualquer lugar e de forma segura

Plataforma centralizada

Ele oferece uma plataforma centralizada para armazenar todos os tipos de documentos, não apenas arquivos de texto e planilhas, como também imagens e vídeos. Esse tipo de software permite que as empresas organizem seus documentos de maneira eficiente, dessa maneira, facilitando o acesso rápido e seguro às informações relevantes.

Recursos avançados

Com recursos avançados, como indexação, categorização e controle de versões, um software de gestão documental ajuda não só melhorar a produtividade. Acima de tudo, ele ajuda também a melhorar a colaboração e a conformidade regulatória dentro da organização.

Funcionalidades

Além disso, ele oferece funcionalidades de segurança, como controle de acesso e criptografia, garantindo a proteção dos dados contra acessos não autorizados e violações de segurança.

Em suma, podemos dizer que um software de gestão documental é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar seus processos de gerenciamento de documentos e aumentar a eficiência operacional.

5 benefícios de utilizar um software de gestão documental

Vamos acompanhar na descrição dos itens abaixo os 5 principais benefícios que sua empresa poderá, de fato, ter ao utilizar um software de gestão documental.

Organização eficiente

Um software de gestão documental permite organizar documentos de forma estruturada e acessível, de tal forma que irá facilitar a localização rápida e precisa de informações importantes. Com recursos de indexação e categorização, os documentos podem ser classificados de acordo com critérios específicos, tornando o processo de busca mais eficiente.

Acesso remoto

Com a capacidade de acessar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, por meio da internet, um software de gestão documental oferece maior flexibilidade e mobilidade para os colaboradores.

Dessa forma, isso facilita a colaboração entre equipes distribuídas geograficamente. Permite também que os funcionários, do mesmo modo, acessem informações importantes mesmo quando estão trabalhando remotamente.

Segurança de dados

A gestão de documentos online com um software oferece recursos avançados de segurança, bem como o controle de acesso e criptografia. Eles garantem a proteção dos documentos contra acessos não autorizados e violações de segurança. Com efeito, isso ajuda a manter a confidencialidade e a integridade dos dados da empresa.

Redução de custos

Em princípio, ao eliminar a necessidade de armazenamento físico de documentos e reduzir o tempo gasto na busca manual por informações, este software ajuda a reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência da equipe. Além disso, a redução do uso de papel contribui para a sustentabilidade ambiental.

Conformidade regulatória

Com recursos de rastreamento de alterações e auditoria, os softwares de gestão documental, da mesma forma, ajudam as empresas a manter a conformidade com regulamentações e padrões específicos da indústria.

Dessa maneira, isso garante que documentos importantes estejam sempre atualizados e acessíveis, facilitando auditorias e inspeções regulatórias.

Como otimizar os processos de RH um software de gestão documental?

Otimizando os processos de RH você certamente contará com uma série de vantagens significativas. Aqui estão algumas maneiras de alcançar isso, a saber:

Centralização de documentos

Utilize o software, acima de tudo, para centralizar todos os documentos relacionados aos processos de RH, como currículos, contratos de trabalho, avaliações de desempenho e registros de férias. Pois isso facilita o acesso rápido e seguro às informações relevantes.

Automatização de tarefas

Aproveite os recursos de automatização do software para simplificar tarefas administrativas, bem como, a geração de contratos de trabalho, a solicitação de férias e a avaliação de desempenho. Isso ajuda a reduzir erros e a aumentar a eficiência do departamento de RH.

Gestão de documentos eletrônicos

Utilize recursos avançados de gestão de documentos eletrônicos para digitalizar e armazenar documentos de forma segura e organizada.Por conseguinte, isso elimina a necessidade de espaço físico para armazenamento de papel. O que simplifica o processo de busca e recuperação de informações.

Controle de acesso

Utilize o software para controlar o acesso aos documentos, garantindo que apenas funcionários autorizados tenham permissão para visualizar e editar informações sensíveis. Por fim, isso ajuda a proteger a confidencialidade dos dados e a manter a conformidade com regulamentações de privacidade.

Integração com outros sistemas

Integre o software de gestão documental como Sesame RH com outros sistemas utilizados pelo departamento de RH, como sistemas de folha de pagamento e de gestão de talentos entre outros. Isso permite uma troca eficiente de informações entre os diferentes sistemas, eliminando a necessidade de entrada manual de dados e reduzindo erros.

Ao adotar um software de gestão documental e implementar essas práticas recomendadas, os processos de RH podem ser otimizados de forma significativa. Isso proporciona maior eficiência, segurança e conformidade regulatória.

Agora que você já sabe sobre todas as vantagens de utilizar um software de gestão documental em sua empresa é hora de analisar todos os sistemas disponíveis no mercado, avaliar cada um deles e optar por aquele que lhe trará melhores benefícios.

No entanto, a opção mais rápida que lhe oferecemos hoje é registrar-se na Sesame RH de forma totalmente gratuita. Com essa avaliação, que dura 14 dias, você pode testar o gerenciador de documentos de RH e simplificar todos os documentos de seus funcionários com apenas alguns cliques. Veja por si mesmo clicando aqui.

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

Iris Serrador

HR Content Specialist

Software de gestão documental: organização eficiente para sua empresa